Jumat, 28 Juni 2013

Manajemen, Administrasi, dan Organisasi


Manajemen
Manajemen berasal dari bahasa inggris yaitu management yang mempunyai asal kata to manage yang berarti mengatur. Di dalam manajemen, terjadi proses pengaturan terhadap kegiatan mencapai tujuan. Manajemen adalah kemampuan atau keterampilan untuk memeperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian suatu tujuan melalui kegiatan orang lain (Siagian, 1990). Manajemen menurut defenisi ini adalah merupakan sebuah kemampuan atau keterampilan. Kemampuan tersebut mencakup kemampuan untuk melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian, serta pengawasan.

Aspek penting manajemen
  •        Manajemen merupakan suatu bentuk kerja artinya tanpa kita memahami dan menjalankan kerja, kita tidak akan bisa menjalankan manajemen, karena manajemen itu adalah bekerja di dalam melalui suatu team atau kelompok orang-orang pekerja.
  •       Manajemen merupakan suatu sistem kerja yaitu merupakan serangkaian prosedur-prosedur kerja sama tertentu.
  •        Manajemen merupakan fungsi yang harus dijalankan oleh orang yang berfungsi memimpin dan mengendalikan organisasi sebagai suatu sistem kerja sama yang disebut manajer. 

Organisasi
Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi pada umumnya kemudian digambarkan dalam suatu bagan yang disebut bagan organisasi. Bagan organisasi adalah suatu gambar struktur organisasi yang formal, dimana dalam gambar tersebut ada garis-garis (instruksi dan koordinasi) yang menunjukkan kewenangan dan hubungan komunikasi formal, yang tersusun secara hierarkis. Sedangkan definisi organisasi menurut KBBI  adalah susunan dan aturan dari berbagai-bagai bagian (orang dsb) sehingga merupakan kesatuan yang teratur. (W.J.S. Poerwadarminta, Kamus Umum Bahasa Indonesia)
Secara singkat organisasi adalah: 1) wadah atau tempat terselenggaranya administrasi; 2) didalamnya terjadi berbagai hubungan antar-individu maupun kelompok, baik dalam organisasi itu sendiri maupun keluar; 3) terjadinya kerjasama dan pembagian tugas; 4) berlangsungnya proses aktivitas berdasarkan kinerja masing-masing.

Administrasi
Manusia adalah homo administratikus ( Siagian, 1990 ). Pernyataan ini berarti manusia adalah makhluk yang selalu malakukan kegiatan Administrasi. Di dalam kehidupannya, manusia melakukan kegiatan untuk memenuhi kebutuhannya. Pengertian dari  Belanda yaitu berasal dari kata  administratie yang berarti kegiatan tata usaha (Sagala, 2006 ). Menurut para tokoh defenisi administrasi yang paling sederhana adalah kerja sama untuk mencapai tujuan ( Kaluge, 2003).  Administrasi dalam arti sempit yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dsb). (Soedjadi, 1989)

Administrasi sebagai bentuk kerja sama merupakan cara manusia untuk memenuhi kebutuhannya. Dalam memenuhi kebutuhannya, manusia senantiasa berusaha mencari cara yang paling efisien dan efektif untuk memenuhi kebutuhannya. Dari pengertian diatas, dapat diketahui beberapa unsur yang memebentuk administrasi, yaitu : dua manusia atau lebih, tujuan yhang hendak dicapai, tugas-tugas yang harus dilaksanakan, sertga peralatan untuk menyelesaikan tugas (Siagian, 1990).

Arsip
Arsip (records) sebagai salah satu sumber informasi terekam (recorded information) memiliki multifungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi. Menurut Lundgren, dalam bukunya Records Management in The Computer Age, arsip merupakan suatu bukti dari suatu kejadian yang direkam dalam bentuk yang nyata sehingga memungkinkan untuk diketemukan kembali (1989:4). Dari pengertian ini dapat ditarik beberapa pemahaman dasar tentang arsip, yaitu:
  • Arsip merupakan bukti (evidence) dari suatu kejadian,
  • Arsip harus disimpan dalam bentu yang nyata,
  • Arsip harus dapat diketemukan kembali (retrieveable).


Proses pengarsipan di Blero merupakan tanggung jawab dari seorang sekretaris umum. Hal-hal yang biasa diarsipkan di Blero adalah surat-surat, materi kegiatan, formulir anggota, laporan pertanggungjawaban pengurus, proposal, laporan pertanggungjawaban panitia kegiatan, dokumentasi kegiatan, dan hal-hal lain yang berhubungan dengan administrasi.

Surat
Surat adalah media komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga dengan seseorang atau lembaga lainnya. Sebagai media komunikasi tertulis, surat memiliki banyak kelebihan dibandingkan dengan media komunikasi lisan. Komunikasi lewat surat memberikan kesempatan yang lebih leluasa untuk berfikir dan merenungkan hal-hal yang akan disampaikan. Namun demikian, surat juga memiliki kelemahan. Komunikasi lewat surat memiliki keterbatasan dalam penyampaian ekspresi kejiwaan. Kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam ragam bahasa surat dapat diatasi atau paling tidak dikurangi dengan penggunaan aspek-aspek kebahasaan secara jelas. Kejelasan penggunaan ragam bahasa surat ditentukan oleh:
  • ·         Ketepatan ejaan,
  • ·         Ketepatan pemilihan kata,
  • ·         Penyusunan kalimat, dan
  • ·         Pengaturan hubungan antar paragraf.


Selain sebagai media komunikasi, surat berfungsi sebagai berikut:
  • ·         Bukti tertulis,
  • ·         Alat pengingat,
  • ·         Bukti historis,
  • ·         Pedoman kerja, dan
  • ·         Duta organisasi.


Berdasarkan isinya, surat dapat dibedakan menjadi beberapa jenis. Beberapa jenis surat yang sering digunakan dalam kegiatan Blero adalah sebagai berikut.
  • ·         Surat undangan,
  • ·         Surat keterangan,
  • ·         Surat pengantar,
  • ·         Surat pernyataan,
  • ·         Surat peringatan,
  • ·         Surat keputusan,
  • ·         Surat berita acara,

Persuratan di Blero secara umum ditangani oleh sekretaris umum atau sekretaris kegiatan, bergantung lingkup kegiatannya. Jumlah personel yang menandatangani surat tersebut ditentukan oleh jenis kegiatan, jenis surat, dan alamat tujuan dari surat itu sendiri.

Inventarisasi
Inventarisasi adalah kegiatan atau tindakan untuk melakukan perhitungan fisik barang, meyakinkan kebenaran pemilikan, serta menilai kewajaran sesuai kondisi barang tersebut. Inventarisasi di Blero biasanya dilakukan oleh divisi kesejahteraan dan rumah tangga. Berdasarkan umur ekonomisnya, barang inventaris dibagi menjadi dua, yaitu barang permanen dan barang habis pakai. Hal ini juga mempengaruhi proses pencatatannya, jika barang permanen diberi label dan dimasukkan dalam buku inventaris, sedangkan untuk barang habis pakai cukup didata saja. Untuk menjaga ketertiban alur sirkulasi barang di Blero, terdapat buku formulir peminjaman yang berfungsi sebagai kontrol barang-barang mana saja yang dipinjam dan yang telah dikembalikan.

Proposal
Proposal adalah sebuah tulisan yang dibuat dengan tujuan untuk menjabarkan atau menjelaskan sebuah tujuan kepada si pembaca (individu atau perusahaan) sehingga mereka memperoleh pemahaman yang lebih mendetai mengenai tujuan tersebut. Diharapkan dari proposal tersebut dapat memberikan informasi yang sedetail mungkin kepada si pembaca, sehingga akhirnya memperoleh persamaan visi, misi, dan tujuan. Proposal yang sering dibuat di Blero adalah proposal kegiatan. Proposal ini biasanya dibuat di awal kegiatan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh izin dan dana dari pihak universitas. Selain itu dapat digunakan sebagai media untuk menjalin kerjasama dengan pihak instansi atau perusahaan yang berminat untuk menjadi sponsor kegiatan yang akan dilakukan. Adapun bagian-bagian yang tercantum dalam proposal adalah sebagai berikut:
  • ·         Pendahuluan,
  • ·         Nama kegiatan,
  • ·         Maksud dan tujuan,
  • ·         Sasaran,
  • ·         Bentuk dan materi kegiatan,
  • ·         Pelaksanaan kegiatan,
  • ·         Anggaran biaya,
  • ·         Penutup, dan
  • ·         Lampiran.

Selain persuratan dan proposal, ada lagi hal penting yang menunjang kesuksesan suatu kegiatan, yaitu laporan pertanggungjawaban panitia. Laporan ini dibuat di akhir kegiatan, yang isinya melaporkan hal-hal apa saja yang  telah dilakukan selama kegiatan berlangsung. Laporan ini juga dijadikan sebagai alat untuk memperoleh dana dari pihak universitas.


Daftar Pustaka
Qomaritah ,N.  2011LKMO . Makalah disajikan dalam LKMO Blero 2011, Universitas Negeri Malang, 2011.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar